Tietosuojaseloste

Tässä tie­to­suo­ja­se­los­teessa sel­vi­tetään EU:n tie­to­suoja-ase­tuksen sekä hen­ki­lö­tie­tolain (523/1999) edel­lyt­tämät tiedot KT Sales & Solu­tions Oy:n osalta. Tämä tie­to­suo­ja­se­loste jul­kaistaan Internet-sivulla www​.ktso​lu​tions​.fi ja sitä päi­vi­tetään sen sisäl­tämien tie­tojen muuttuessa.

Rekisterinpitäjä

KT Sales & Solu­tions Oy (jäl­jempänä ”Rekis­te­rin­pitäjä”)
Email: asiakaspalvelu(at)ktsolutions.fi
(Y-tunnus 2564845-2)

Rekisteriasioiden yhdyshenkilö / tietosuojakoordinaattori

Nimi: Tessa Tulisalo
Puhelin: 029 030 0182
Email: tessa.tulisalo(at)ktsolutions.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Rekis­te­rin­pitäjä käsit­telee asiak­kaiden, poten­ti­aa­listen asiak­kaiden ja yhteis­työ­kump­pa­neiden hen­ki­lö­tietoja ja yhteys­tietoja asia­kas­suhteen hoi­ta­mi­seksi, pal­ve­luiden toi­mit­ta­mi­seksi, sopi­mus­vel­voit­teiden täyt­tä­mi­seksi sekä lii­ke­toi­minnan kehittämiseksi.

Hen­ki­lö­tietoja voidaan käyttää myös rekis­te­rin­pi­täjän omaan tie­dot­ta­miseen ja mark­ki­nointiin, mukaan lukien uutis­kir­jeiden, ajan­koh­tais­tie­dot­teiden ja pal­ve­luihin liit­tyvien ilmoi­tusten lähet­tä­minen ole­massa ole­ville asiak­kaille ja yhteis­työ­kump­pa­neille. Mark­ki­noin­ti­vies­tintä perustuu asia­kas­suh­teeseen tai rekis­te­rin­pi­täjän oikeu­tettuun etuun, ja vas­taa­not­ta­jalla on aina mah­dol­lisuus kiel­täytyä suoramarkkinoinnista.

Rekis­te­rin­pitäjä käsit­telee lisäksi pal­ve­luk­sessaan olevan hen­ki­löstön hen­ki­lö­tietoja työ­suh­teeseen liit­tyvien oikeuksien ja vel­vol­li­suuksien toteuttamiseksi.

Rekis­te­rin­pitäjä voi käyttää ulko­puo­lisia yhteis­työ­kump­pa­neita (esi­mer­kiksi ajan­varaus- ja kon­tak­toin­ti­pal­ve­luita), jotka käsit­te­levät hen­ki­lö­tietoja rekis­te­rin­pi­täjän lukuun tapaa­misten sopi­mi­seksi, yhtey­den­ot­tojen teke­mi­seksi sekä sovit­tuihin tapaa­misiin liit­tyvien tie­tojen toi­mit­ta­mi­seksi rekis­te­rin­pi­tä­jälle. Täl­lai­sissa tilan­teissa hen­ki­lö­tie­tojen käsittely perustuu asian­mu­kaisiin sopi­muksiin ja tietojenkäsittelysopimuksiin.

Hen­ki­lö­tie­tojen käsit­telyn oikeus­pe­rus­teena on rekis­te­röidyn kanssa tehty sopimus, rekis­te­röidyn antama suos­tumus, rekis­te­rin­pi­tä­jälle kuuluva laki­sää­teinen vel­voite tai rekis­te­rin­pi­täjän
oikeu­tettu etu, kuten asia­kas­suhteen yllä­pi­tä­minen, pal­ve­luiden kehit­tä­minen,
lii­ke­toi­minnan ana­ly­sointi ja markkinointiviestintä.

Rekisterin tietosisältö

Rekisteri voi sisältää asiak­kuuden hoi­ta­misen, pal­ve­luiden toi­mit­ta­misen, las­ku­tuksen sekä mark­ki­noinnin kan­nalta tar­peel­lisia tietoja, kuten:

• Hen­kilön nimi

• Yri­tyksen nimi ja Y-tunnus

• Teh­tä­vä­nimike tai asema organisaatiossa

• Yhteys­tiedot (osoite, puhe­lin­numero ja sähköpostiosoite)

• Asiak­kuuteen ja sopi­mus­suh­teeseen liit­tyvät tiedot (tilatut pal­velut ja tuotteet, sopimus-, toi­mitus- ja laskutustiedot)

• Yhtey­denpito- ja viestintätiedot

• Mark­ki­nointiin ja uutis­kir­jeisiin liit­tyvät tiedot (esi­mer­kiksi suo­ra­mark­ki­noin­tilupa tai -kielto)

Hen­ki­lö­tietoja käsi­tellään vain siinä laa­juu­dessa kuin se on tarpeen mää­ri­tel­tyjen käyt­tö­tar­koi­tusten toteut­ta­mi­seksi. Hen­ki­lö­tie­tojen käsittely perustuu sopi­mukseen, laki­sää­teiseen vel­voit­teeseen tai rekis­te­rin­pi­täjän oikeu­tettuun etuun.

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekis­te­rissä olevat tiedot saadaan ensi­si­jai­sesti rekis­te­röi­dyltä itseltään esi­mer­kiksi yhtey­den­ot­tojen, sopi­musten, tapaa­misten, verk­ko­lo­mak­keiden tai muun asioinnin yhteydessä.

Tietoja voi kertyä myös rekis­te­rin­pi­täjän omassa toi­min­nassa asia­kas­suhteen tai yhteis­työ­suhteen aikana.

Lisäksi tietoja voidaan saada jul­ki­sista läh­teistä, kuten viran­omais­re­kis­te­reistä tai muista jul­ki­sista tie­to­läh­teistä, sekä yhteis­työ­kump­pa­neilta silloin, kun luo­vutus perustuu sopi­mukseen, edus­tus­suh­teeseen tai muuhun asial­liseen yhteyteen.

Hen­ki­lö­tie­tojen vas­taa­not­ta­minen ja luo­vut­ta­minen tapahtuu sovel­tuvan tie­to­suo­ja­lain­sää­dännön mukaisesti.

Tietojen luovutukset ja siirrot

Rekis­te­rin­pitäjä ei luovuta hen­ki­lö­tietoja ulko­puo­li­sille tahoille muutoin kuin tässä selos­teessa kuva­tulla tavalla ja sovel­tuvan lain­sää­dännön mukaisesti.

Hen­ki­lö­tietoja voidaan luovuttaa:

• Rekis­te­rin­pi­täjän lukuun toi­mi­ville pal­ve­lun­tar­joa­jille ja yhteis­työ­kump­pa­neille (esi­mer­kiksi ajan­varaus- ja kon­tak­toin­ti­pal­velut), jotka käsit­te­levät tietoja rekis­te­rin­pi­täjän toimeksiannosta

• Pal­velun tai tuotteen toi­mit­ta­misen kan­nalta vält­tä­mät­tö­mille tahoille, jotta asiakkaan tilaus voidaan toteuttaa

• Viran­omai­sille tai muille toi­mi­val­tai­sille tahoille silloin, kun luo­vutus perustuu lakiin tai viranomaismääräykseen

Rekis­te­rin­pitäjä huo­lehtii siitä, että hen­ki­lö­tie­tojen käsit­telyä kos­kevat sopi­mukset ovat asian­mu­kai­sesti tehty niiden tahojen kanssa, jotka käsit­te­levät tietoja rekis­te­rin­pi­täjän puolesta.

Hen­ki­lö­tietoja ei siirretä tai luo­vuteta Euroopan unionin tai Euroopan talous­a­lueen ulkopuolelle.

Rekisterien suojausperiaatteet

Rekis­te­rin­pitäjä huo­lehtii asia­kas­re­kis­terin tie­to­tur­val­li­suu­desta sekä hen­ki­lö­tie­tojen luot­ta­muk­sel­li­suuden, eheyden ja saa­ta­vuuden toteu­tu­mi­sesta asian­mu­kaisin tek­nisin ja orga­ni­sa­to­risin toimenpitein.

Hen­ki­lö­tietoja suo­jataan muun muassa:

• käyt­tö­oi­keuksien hal­lin­nalla ja rajauksella

• tun­nis­tau­tumis- ja pääsynhallintaratkaisuilla

• salaus- ja suojaustekniikoilla

• tie­to­jär­jes­telmien ja lai­te­ti­lojen fyy­si­sellä suojaamisella

• var­muus­ko­pioin­nilla ja jatkuvuudenhallinnalla

• aktii­vi­sella val­von­nalla ja tie­to­turvan seurannalla

Hen­ki­lö­tiedot suo­jataan asiat­to­malta pää­syltä, luvat­to­malta käsit­te­lyltä sekä vahin­gossa tapah­tu­valta häviä­mi­seltä, muut­tu­mi­selta tai tuhoutumiselta.

Hen­ki­lö­tietoja saavat käsi­tellä vain ne rekis­te­rin­pi­täjän työn­te­kijät, joilla on työ­teh­tä­viensä perus­teella siihen oikeus, sekä rekis­te­rin­pi­täjän lukuun toi­mivat pal­ve­lun­tar­joajat, joiden kanssa on tehty asian­mu­kaiset tie­to­jen­kä­sit­telyä kos­kevat sopimukset.

Henkilötietojen säilytysaika

Rekisteröityjen oikeudet

Rekis­te­röi­dyllä on sovel­tuvan tie­to­suo­ja­lain­sää­dännön mukai­sesti seu­raavat oikeudet:

1. Oikeus saada pääsy tie­toihin (tar­kas­tusoikeus)
   Rekis­te­röi­dyllä on oikeus saada tieto siitä, käsi­tel­läänkö häntä kos­kevia hen­ki­lö­tietoja, sekä oikeus saada jäl­jennös käsi­tel­tä­vistä tiedoista.

2. Oikeus tie­tojen oikai­se­miseen
   Rekis­te­röi­dyllä on oikeus vaatia vir­heel­listen tai puut­teel­listen hen­ki­lö­tie­tojen oikaisemista.

3. Oikeus tie­tojen pois­ta­miseen
   Rekis­te­röi­dyllä on tie­tyissä tilan­teissa oikeus pyytää hen­ki­lö­tie­to­jensa poistamista.

4. Oikeus käsit­telyn rajoit­ta­miseen
   Rekis­te­röi­dyllä on oikeus pyytää hen­ki­lö­tie­to­jensa käsit­telyn rajoit­ta­mista lain mukai­sissa tilanteissa.

5. Oikeus vas­tustaa käsit­telyä
   Rekis­te­röi­dyllä on oikeus vas­tustaa hen­ki­lö­tie­to­jensa käsit­telyä silloin, kun käsittely perustuu rekis­te­rin­pi­täjän oikeu­tettuun etuun. Rekis­te­röi­dyllä on aina oikeus vas­tustaa tie­to­jensa käyttöä suoramarkkinointiin.

6. Oikeus siirtää tiedot jär­jes­tel­mästä toiseen
   Rekis­te­röi­dyllä on oikeus saada itse toi­mit­ta­mansa hen­ki­lö­tiedot jäsen­nel­lyssä ja ylei­sesti käy­te­tyssä muo­dossa sekä oikeus siirtää tiedot toi­selle rekis­te­rin­pi­tä­jälle, mikäli käsittely perustuu suos­tu­mukseen tai sopi­mukseen ja tapahtuu automaattisesti.

7. Oikeus peruuttaa suos­tumus
   Mikäli hen­ki­lö­tie­tojen käsittely perustuu suos­tu­mukseen, rekis­te­röi­dyllä on oikeus peruuttaa suos­tu­muk­sensa milloin tahansa.

8. Oikeus tehdä valitus val­von­ta­vi­ran­omai­selle
   Rekis­te­röi­dyllä on oikeus tehdä valitus tie­to­suo­ja­vi­ran­omai­selle, jos hän katsoo, että hen­ki­lö­tie­tojen käsit­te­lyssä rikotaan sovel­tuvaa tietosuojalainsäädäntöä.

Rekis­te­röity voi käyttää edellä mai­nittuja oikeuk­siaan otta­malla yhteyttä rekis­te­rin­pi­täjään kir­jal­li­sesti säh­kö­pos­titse tai pos­titse alla mai­nit­tuihin yhteystietoihin.

Pyyn­nöstä tulee käydä ilmi rekis­te­röidyn nimi sekä riit­tävät tiedot hen­ki­löl­li­syyden var­men­ta­mi­seksi ja pyynnön yksi­löi­mi­seksi. Rekis­te­rin­pi­tä­jällä on oikeus tar­vit­taessa pyytää lisä­tietoja tai suo­rittaa koh­tuul­lisia tun­nis­tus­toi­men­pi­teitä ennen tie­tojen luo­vut­ta­mista, jotta var­mis­tetaan tie­tojen luo­vut­ta­minen oikealle henkilölle.

Vastaus pyyntöön toi­mi­tetaan ilman aihee­tonta vii­vy­tystä ja vii­meistään yhden (1) kuu­kauden kuluessa pyynnön vas­taa­not­ta­mi­sesta, ellei lain­sää­dän­nöstä muuta johdu.

Yhtey­de­notot:

KT Sales & Solu­tions Oy

Ratastie 11, 03100 Nummela

asiakaspalvelu(at)ktsolutions.fi